Sąskaitos nuolatiniams klientams dirbant pagal IV pažymą

Kai dirbate pagal individualios veiklos pažymą ir turite kelis nuolatinius klientus, sąskaitos greitai tampa rutina: tas pats klientas, ta pati paslauga, panaši suma. Būtent rutina ir kuria klaidas. Praleidžiamas mėnuo, pasikartoja numeris, pasimiršta neapmokėta sąskaita, kuri metų gale iškreipia pajamų žurnalą.

Taisyklė paprasta. Kiekvieną kartą suteikę paslaugą, išrašykite sąskaitą faktūrą, o jei esate PVM mokėtojas, PVM sąskaitą faktūrą. Jei taikote pinigų apskaitos principą, pajamos į žurnalą įrašomos tik gavus pinigus, todėl nuo apmokėjimų sekimo tiesiogiai priklauso, kurių metų pajamoms priskirsite sumą. Įrašus į žurnalą padarykite ne vėliau kaip iki kito mėnesio paskutinės dienos.

Kokį dokumentą išrašyti nuolatiniam klientui?

Jei nesate PVM mokėtojas, išrašote sąskaitą faktūrą, jei esate, PVM sąskaitą faktūrą. VMI puslapyje apie individualios veiklos pareigas išvardyti ne PVM mokėtojo dokumentai, o VMI seminaro medžiagoje pabrėžiama, kad pardavus prekę ar suteikus paslaugą sąskaitą išrašyti privaloma. Taigi ir tada, kai klientas sako, kad jam jos nereikia.

PVM mokėtojams tęstinėms paslaugoms, pavyzdžiui, nuomai ar kasdieniam aptarnavimui, PVM įstatymas leidžia išrašyti vieną PVM sąskaitą faktūrą už visą mėnesį ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos. Su ne PVM mokėtojais kiek kitaip: VMI pavyzdžiuose jiems sąskaita išrašoma paslaugos suteikimo dieną. Todėl jei paslaugą teikiate visą mėnesį ir norite vienos mėnesio sąskaitos, laikotarpį aiškiai nurodykite eilutėje, pavyzdžiui, „Buhalterinės apskaitos paslaugos, 2026 m. spalis“.

Ką nustatyti vieną kartą ir nebegalvoti

1. Seriją ir numeraciją. Pasirinkite seriją, pavyzdžiui, IV, ir numeruokite didėjančia seka. PVM mokėtojams tai būtina, o kitiems padeda išvengti dviejų vienodų numerių.
2. Kliento kortelę. Įmonės pavadinimas, kodas, adresas, PVM kodas, jei klientas PVM mokėtojas, el. paštas sąskaitoms.
3. Paslaugos eilutę su laikotarpiu ir kainą. Jei kaina kinta pagal valandas, palikite kiekį keisti kas mėnesį.
4. Apmokėjimo terminą, pavyzdžiui, 14 dienų. Jis turi sutapti su sutartimi.
5. Išrašymo dieną. Pavyzdžiui, paskutinė mėnesio darbo diena.
6. Siuntimo būdą: el. paštas, nuoroda ar žinutė, kad sąskaita pasiektų tą, kas iš tikrųjų moka.

Apmokėjimų sekimas lemia metinę deklaraciją

Pinigų apskaitos principą taikantis gyventojas pajamas įrašo tada, kai faktiškai jas gauna. Kaupimo principą taikantis įrašo, kai pajamas uždirba, nepriklausomai nuo apmokėjimo. Kaupimo principą turi taikyti PVM mokėtojai ir tie, kurie veiklai priskyrė ilgalaikį turtą, o kiti nuo 2023 metų gali rinktis. Tai aiškinama VMI seminaro medžiagoje „Individuali veikla pagal pažymą, jos finansinė apskaita ir pajamų deklaravimas“.

Jonas nėra PVM mokėtojas, taiko pinigų principą ir turi tris nuolatinius klientus:

Jei Jonas būtų įrašęs visus 1 350 € kaip gruodžio pajamas, 2026 metų deklaracijoje būtų nurodęs 950 € daugiau, nei iš tikrųjų gavo. Todėl kiekvieną sąskaitą verta pažymėti kaip apmokėtą tą dieną, kai ateina pinigai, o žurnalą pildyti pagal šias žymas.

Kai atsiskaitoma pavedimu, papildomo dokumento nereikia: sąskaitoje pasižymite, kad apmokėta per banką. Jei atsiskaitoma grynaisiais vėliau, nei išrašyta sąskaita, pinigų gavimo dieną išrašomas pinigų priėmimo kvitas.

Kaip priminti vėluojančiam klientui ir nesugadinti santykių

Nuolatinis klientas dažniausiai vėluoja ne tyčia. Sąskaita pateko ne tam žmogui arba laukia patvirtinimo. Dažniausiai pakanka paprastos tvarkos:

• 3 dienos po termino: trumpas priminimas su sąskaitos nuoroda ir suma.
• 10 dienų po termino: antras priminimas, paklausiant, ar sąskaita pasiekė atsakingą asmenį.
• Dvi neapmokėtos sąskaitos iš eilės: skambutis ir sprendimas, ar tęsti darbus iki atsiskaitymo.

Dažnos klaidos

• PVM eilutė ne PVM mokėtojo sąskaitoje. PVM sąskaitą faktūrą gali išrašyti tik PVM mokėtojas. Jei PVM vis dėlto išskirtas, iš pirkėjo gautą sumą reikia sumokėti į biudžetą per 10 dienų nuo dokumento išrašymo.
• Nukopijuota praėjusio mėnesio sąskaita su tuo pačiu numeriu.
• Pamiršti dokumentai. Apskaitos dokumentus ir registrus reikia saugoti ne mažiau kaip 10 metų.

Kaip tai veikia F-Sąskaitoje

F-Sąskaitoje nuolatiniam klientui nustatote pasikartojančią sąskaitą ir ji kas mėnesį susikuria su kitu numeriu toje pačioje serijoje. Įmonės rekvizitai užsipildo įvedus pavadinimą, o sąskaitą siunčiate el. paštu, nuoroda, SMS ar per Messenger. Apmokėtos ir vėluojančios sąskaitos matomos viename sąraše, priminimą išsiunčiate vienu paspaudimu. Tinka ir PVM, ir ne PVM mokėtojams. Išlaidų čekius nuskaitote telefonu, o jei dirbate su buhalteriu, kas mėnesį jam eksportuojate dokumentus. Daugiau sąskaitų programos individualiai veiklai puslapyje. Bazinis planas nemokamas: 5 sąskaitos ir 5 išlaidų dokumentai per mėnesį, to užtenka iki penkių nuolatinių klientų.