Sąskaitą faktūrą išrašykite net tada, kai klientas jos neprašo. Ji patvirtina Jūsų pajamas ir tampa įrašu pajamų ir išlaidų žurnale. Šiuo žurnalu remsitės pildydami metinę deklaraciją.
Taisyklė paprasta. Pardavęs prekę ar suteikęs paslaugą, individualią veiklą vykdantis gyventojas privalo išrašyti sąskaitą faktūrą (PVM mokėtojas: PVM sąskaitą faktūrą) arba išduoti kasos aparato kvitą, jei naudoja kasos aparatą. Jei klientas moka vėliau grynaisiais, pinigų gavimo dieną papildomai išrašomas pinigų priėmimo kvitas, o gavus pavedimą papildomo dokumento nereikia. Dokumentus ir žurnalą reikia saugoti ne mažiau kaip 10 metų. Toliau rasite vieno mėnesio pavyzdį su skirtingais atsiskaitymo būdais.
Pavyzdys: Rūtos vertimo paslaugų sąskaita
Rūta verčia tekstus pagal individualios veiklos pažymą ir nėra įsiregistravusi PVM mokėtoja. Į sąskaitą ji įrašo tai, ko reikalauja VMI nurodyti šeši privalomi rekvizitai (VMI: Apskaitos dokumentai), ir kelis laukus, kurių tikisi klientas įmonė.
| Sąskaitos laukas | Įrašas | Kodėl |
|---|---|---|
| Pavadinimas ir numeris | Sąskaita faktūra RV Nr. 2026-031 | Dokumento pavadinimas privalomas, numeris reikalingas žurnalui |
| Data | 2026-09-15 | Privaloma |
| Pardavėjas | Rūta Rūtaitė, individualios veiklos pažymos Nr. (nebūtina) | Vardas ir pavardė privalomi, pažymos numeris ar asmens kodas pagal VMI nebūtini |
| Pirkėjas | UAB „Pavyzdys“, įmonės kodas | Klientui reikia pagrįsti savo išlaidas |
| Turinys | Sutarties vertimas iš anglų į lietuvių kalbą, 12 psl. po 20,00 EUR | Operacijos turinys, kiekis ir mato vienetai privalomi |
| Suma | 240,00 EUR | Rezultatas pinigine išraiška privalomas |
| Apmokėjimas | Pavedimu iki 2026-09-29 | Pažymima, kad bus atsiskaityta vėliau |
Kokius dokumentus išrašyti skirtingose situacijose?
Kiek dokumentų reikės, priklauso nuo to, kada ir kaip klientas sumoka. VMI seminaro medžiagoje (VMI: Individuali veikla pagal pažymą, jos finansinė apskaita ir pajamų deklaravimas) išskiriami tokie atvejai:
| Situacija | Paslaugos dieną | Pinigų gavimo dieną |
|---|---|---|
| Klientas sumoka tą pačią dieną pavedimu | Sąskaita faktūra | Nieko papildomai |
| Klientas sumoka tą pačią dieną grynaisiais | Sąskaita faktūra su žyma, kad atsiskaityta iškart | Nieko papildomai |
| Klientas sumoka vėliau pavedimu | Sąskaita faktūra su žyma, kad bus atsiskaityta vėliau | Nieko, tik pasižymite, kad gautas pavedimas |
| Klientas sumoka vėliau grynaisiais | Sąskaita faktūra su žyma apie vėlesnį atsiskaitymą | Pinigų priėmimo kvitas |
Lauko prekybai taikoma išimtis. Sąskaitos kiekvienam pirkėjui išrašyti neprivaloma, nebent jis paprašo, tačiau dienos pabaigoje per dieną gauti pinigai užpajamuojami viena sąskaita faktūra su bendra parduotų prekių suma (neįskaitant pardavimų, kuriems sąskaitos išrašytos atskirai).
Kaip sąskaita patenka į žurnalą
Gyventojo individualios veiklos pajamų ir išlaidų apskaitos žurnale kiekviena eilutė turi datą, dokumento datą, pavadinimą ir numerį, operacijos turinį ir sumą. Rūtos rugsėjo pajamų dalis atrodytų taip:
| Eil. Nr. | Data | Dokumentas | Operacijos turinys | Pajamos, EUR |
|---|---|---|---|---|
| 14 | 2026-09-03 | 2026-09-03 sąskaita faktūra RV Nr. 2026-030 | Svetainės tekstų vertimas | 180,00 |
| 15 | 2026-09-29 | 2026-09-15 sąskaita faktūra RV Nr. 2026-031 | Sutarties vertimas | 240,00 |
Kodėl antroje eilutėje nurodyta rugsėjo 29 d.? Tą dieną klientas atliko pavedimą, o Rūta taiko pinigų apskaitos principą, todėl pajamas įrašo tada, kai jas faktiškai gauna. Jei taikytų kaupimo principą, įrašas būtų daromas pajamų uždirbimo dieną, t. y. rugsėjo 15 d. Išlaidos žurnale registruojamos, kai patiriamos, nepriklausomai nuo pasirinkto principo.
Terminai, kuriuos lengva pražiopsoti
- Įrašai žurnale: ne vėliau kaip iki kito mėnesio paskutinės dienos. Rugsėjo sąskaitos turi atsidurti žurnale iki spalio 31 d.
- Saugojimas: apskaitos dokumentai ir registrai saugomi ne mažiau kaip 10 metų.
- Išlaidų kvitai: kasos aparato kvitu išlaidas galima pagrįsti, kai pirkinio vertė su PVM neviršija 290 eurų ir kvite yra Jus identifikuojantis rekvizitas, pavyzdžiui, pažymos numeris.
Jei pasirinkote išlaidomis pripažinti 30 % pajamų, išlaidų dokumentų atskaitomai sumai pagrįsti turėti neprivalote. Tačiau pajamų sąskaitas išrašyti vis tiek būtina.
Jei dirbate su partneriu
Gyventojai, veikiantys partnerystės pagrindais be juridinio asmens, sąskaitoje nurodo visų partnerių vardus ir pavardes, o savo pasirinkimu ir asmens kodus arba pažymų numerius. Tinka ir trumpesnė forma: vieno partnerio vardas, pavardė su žodžiais „ir partneriai“.
F-Sąskaitoje Jūsų vardas, pavardė ir individualios veiklos pažymos numeris įrašomi automatiškai, sąskaitos numeruojamos iš eilės, o prijungus banką apmokėtos sąskaitos pažymimos pačios. Taikant pinigų apskaitos principą, taip lengviau matyti, kurią dieną pinigai iš tikrųjų gauti.
Šaltiniai
Straipsnis yra informacinio pobūdžio, tai nėra mokesčių ar teisinė konsultacija. Taisyklės gali keistis, todėl prieš priimdamas sprendimus pasitikrink VMI, Sodroje ar pas buhalterį (naudojimosi taisyklės).
