Mažosios bendrijos sąskaitos kas mėnesį: ką ir kada duoti buhalteriui

Daugumoje mažųjų bendrijų buhalterį samdo vadovas, o dokumentus renka pats: sąskaitas klientams, tiekėjų sąskaitas, čekius iš degalinės. Dažnai manoma, kad užtenka viską sukrauti į aplanką ir kartą per ketvirtį perduoti buhalteriui. Tuomet dalis dokumentų pasimeta, o PVM deklaravimo terminai užklumpa netikėtai. Paprasčiausia tvarka tokia: sąskaitas klientams išrašykite iš karto po pardavimo, sąnaudų dokumentus rinkite visą mėnesį, o pirmomis kito mėnesio dienomis perduokite viską buhalteriui. Jei MB yra PVM mokėtojas, i.SAF registrai teikiami iki kito mėnesio 20 dienos, o PVM deklaracija iki 25 dienos. Todėl po 15 dienos perduodant dokumentus gali pritrūkti laiko.

Žemiau rasite mėnesio tvarką, kuri tinka MB tiek su PVM, tiek be jo.

Mėnesio kalendorius

VMI puslapiuose rasite terminus apie i.SAF registrų teikimo terminus ir PVM deklaracijų teikimą. Registrus reikia pateikti net tada, kai per mėnesį nebuvo nė vienos sąskaitos. Tokiu atveju teikiamas tuščias registras.

Jei MB turi darbuotojų, darbo užmokesčio dokumentams galioja atskiri terminai, todėl juos su buhalteriu aptarkite atskirai.

Ką tiksliai perduoti buhalteriui?

Buhalteriui perduokite sąskaitas ir informaciją apie operacijas:

1. Išrašytos sąskaitos už mėnesį, įskaitant kreditines ir debetines, jei taisėte sumas.
2. Gautos tiekėjų sąskaitos ir kiti sąnaudų dokumentai: kuras, ryšys, programų prenumeratos, nuoma.
3. Banko išrašas už visą mėnesį.
4. Užsienio tiekėjų sąskaitos. Kai PVM mokėtojas perka paslaugas iš užsienio, PVM gali tekti apskaičiuoti pačiai MB.
5. Trumpas komentaras apie neįprastas operacijas: gautas avansas, grąžinta prekė, ilgalaikis turtas, nario išmokos.

Ne kiekvienas čekis tinka sąnaudoms

Tinka tik tinkamai įforminti dokumentai, turintys juridinę galią. VMI tai pabrėžia ir kalbėdama apie PVM atskaitą: be tinkamo dokumento pirkimo PVM atskaityti negalima.

• PVM sąskaita faktūra su MB rekvizitais yra geriausias variantas, jei MB yra PVM mokėtojas.
• Elektroninis kvitas laikomas PVM sąskaita faktūra, jei jame yra visa privaloma PVM sąskaitos faktūros informacija.
• Paprastas kasos čekis be pirkėjo duomenų dažnai netinka PVM atskaitai. Parduotuvėje paprašykite sąskaitos su MB pavadinimu ir PVM kodu.

Pavadinimas „PVM sąskaita faktūra“ nėra privalomas, o sąskaitos pasirašyti nereikia. Svarbiausia, kad būtų visi PVM įstatymo 80 straipsnio rekvizitai.

Pavyzdys: kaip uždaromas rugsėjis

MB „Pavyzdys“ teikia IT paslaugas Lietuvos įmonėms ir yra PVM mokėtojas. Rugsėjį ji išrašė 14 sąskaitų už 12 000 € be PVM ir gavo 22 sąnaudų dokumentus, kurių pirkimo PVM sudaro 610 €.

• Spalio 2 d. vadovas eksportuoja sąskaitas ir sąnaudas bei atsiunčia banko išrašą.
• Buhalteris iki spalio 20 d. pateikia i.SAF registrus.
• Pardavimo PVM: 12 000 € × 21 % = 2 520 €. Jei visas pirkimo PVM atskaitomas, mokėtina suma: 2 520 € − 610 € = 1 910 €.
• PVM deklaracija pateikiama iki spalio 25 d.

Jei tiekėjo sąskaita atkeliauja jau po to, kai registrai pateikti, buhalteriui tenka duomenis tikslinti. Todėl verta paprašyti tiekėjų sąskaitas siųsti el. paštu iš karto, o ne kartu su kitu užsakymu.

Dažnos klaidos

• Sąskaita klientui išrašoma tik gavus apmokėjimą, nors PVM mokėtojas ją turi išrašyti nedelsiant po pardavimo.
• Du dokumentai su tuo pačiu serijos ir numerio deriniu, nes sąskaitas rašo keli žmonės skirtingose programose.
• Klaidinga sąskaita tiesiog ištrinama ir perrašoma. Pasikeitusi suma taisoma kreditiniu ar debetiniu dokumentu.
• MB narys perka darbui reikalingą daiktą savo vardu ir sąskaitoje nėra MB rekvizitų.

Kaip F-Sąskaita sutrumpina mėnesio pabaigą

F-Sąskaitoje įvedus įmonės pavadinimą užsipildo pirkėjo rekvizitai, sąskaitų serija ir numeriai suteikiami iš eilės, o PVM ir valiutos perskaičiuojami automatiškai. Tiekėjų sąskaitas ir čekius nufotografuojate telefonu, o mėnesio pabaigoje sąskaitas ir sąnaudas buhalteriui eksportuojate vienu kartu. Matote, kas dar nesumokėjo, siunčiate priminimą vienu paspaudimu, o nuolatiniams klientams nustatote pasikartojančias sąskaitas. Daugiau sąskaitų programos mažosioms bendrijoms puslapyje. Bazinis planas nemokamas: 5 sąskaitos ir 5 išlaidų dokumentai per mėnesį.